Muchos de los españoles que vienen a trabajar a Reino Unido lo hacen como freelance, ya que para algunas profesiones (como diseñadores, publicistas, arquitectos…) es la mejor manera para encontrar trabajo. Sin embargo, registrarse como autónomo o crear una sociedad limitada puede ser complicado y requiere mucho papeleo, por eso muchos trabajadores optan por usar una umbrella company.
¿Qué es y cómo funciona una Umbrella Company?
La umbrella company es un intermediario entre el freelance y el cliente final que se encarga de gestionar las facturas, pagos, impuestos, etc. ¿Cómo funciona? El trabajador freelance se pone en contacto con el cliente final que desea contratarle ya sea directamente, respondiendo a una oferta de trabajo, o a través de un recruiter (trabajador de una empresa de selección de personal).
Una vez que se han puesto de acuerdo en las tarifas diarias y en los detalles del proyecto, el cliente final firma un contrato con la umbrella company por la prestación de los servicios indicados. El freelance firma un contrato de trabajo con la umbrella company que describe su relación laboral. Este contrato solo hay que firmarlo una vez cuando empiezas a trabajar con la umbrella company. La umbrella company asigna el proyecto al freelance.
Cada semana (o al final del proyecto si sólo son unos días de trabajo), el freelance debe presentar las timesheets para que las firme y autorice el cliente final. En este documento se firman y aceptan las horas de trabajo realizadas por el freelance tal y como se ha estipulado en el contrato.
El freelance presenta a la umbrella company los gastos relacionados con el proyecto (transporte, alimentación,etc.). La umbrella company presenta la factura al cliente final incluyendo los gastos. El cliente final paga a la umbrella company.
La umbrella company realiza el pago al freelance según el sistema PAYE (Pay As You Earn) y el freelance recibe una nómina ya que a todos los efectos, el freelance es empleado de la umbrella company. Esta nómina incluye todas las deducciones por impuestos, vacaciones, etc.
¿Qué ventajas supone trabajar con una umbrella company?
- Te evita contratar a una gestor ya que la umbrella company se encarga de gestionar tus impuestos y deducciones.
- En las principales umbrella companies todo el proceso se realiza firmando digitalmente los documentos (contratos, timesheets, gastos, …) así que los procesos son muy rápidos y sin complicaciones.
- Como freelance tienes derecho a una serie de gastos relacionados con el trabajo como comidas o transporte. Cada gasto hay que justificarlo con el ticket correspondiente. Es suficiente con hacer una foto con el móvil y subirlo a la web de gestión de gastos, todo el proceso es digital. Existen además varias apps para el móvil que ayudan a la hora de gestionar los gastos.
- Estos gastos se deducen antes de impuestos por lo que tu base imponible a la hora de calcular tus impuestos es menor. Esto quiere decir que, al final del año fiscal, pagas menos impuestos que si estuvieras contratado de manera permanente.
- Generalmente trabajan con ciclos de facturación semanales. Esto quiere decir que, si envías las timesheets a tiempo los viernes o el lunes siguiente, puedes cobrar al final de la semana siguiente. Algunas umbrella companies realizan el pago a los freelance incluso antes de que pague el cliente final.
- Algunas umbrella companies te asocian a un gestor (Account Manager) de modo que siempre hablarás con la misma persona en caso de necesitar ayuda.
Un par de detalles que es importante conocer
- A todos los efectos, el freelance es un empleado de la umbrella company y tiene derecho a días de vacaciones, baja por maternidad/paternidad, baja por enfermedad, etc., como cualquier otro empleado. De hecho, el documento de pago que el freelance recibe de la umbrella company es una nómina, no una factura.
- El cliente final nunca firma el contrato directamente con el freelance sino con la umbrella company.
- Lógicamente la umbrella company cobra por su trabajo. El importe por la gestión te lo deducen de la nómina directamente.
- Algunas umbrella companies no te cobran si no te facturan, es decir, si no trabajas un mes, no te cobran. Es posible que algunas sí te cobren una cuota mensual.
- Todas utilizan el sistema PAYE que está controlado por la Hacienda inglesa, HMRC, con lo que tienes la seguridad de que el proceso es correcto.
A la hora de elegir una umbrella company hay que tener en cuenta si cobran una mensualidad independiente de si trabajas o no o si sólo te cobran cuando trabajas y presentan una factura. También pregúntales si tienen todo el proceso de firmar contratos, dar de alta gastos, enviar timesheets, etc., digitalizado y online.
Establecerse como freelance a través de una umbrella company es una de las formas más fáciles y rápidas para empezar a trabajar en Reino Unido. Existen otras maneras de trabajar y facturar como por ejemplo crear tu propia empresa (llamada Limited Company). Gestionar tu propia empresa te permite una mayor flexibilidad fiscal y a la larga poder ganar más pero a cambio tienes que conocer a fondo el sistema fiscal inglés por lo que es recomendable contratar a un asesor.
Utilizar una umbrella company te permite trabajar desde el primer día mientras te estableces, ganas experiencia y te desarrollas profesionalmente sin preocuparte de impuestos ni obligaciones fiscales.
¿Trabajas o has trabajado con alguna umbrella company? ¿Cuál ha sido tu experiencia con ellos? Cuéntanoslo en los comentarios.
